Архивное содержание документов предприятия

Архивное содержание документов предприятия

 

Что нужно знать, перед тем, как начать проводить архивную обработку документов? Прежде всего, необходимо уяснить, какие именно документы следует направить в архивы на хранение. Это могут быть не только дела личного состава производственного предприятия, но и такие виды документов, как отчетности, первичка и иные сведения с отдела бухгалтерии, составы или технические характеристики изготавливаемой продукции, а в особенности, если она запатентована, то тем более, ее следует хранить в архиве, чтобы сберечь достояние родины. Давайте более детально разберемся со сроками, отведенными для сохранности документации производственного предприятия.
Прежде всего, нужно знать, что по закону вся документация может находиться в архиве не только постоянно, но и какое-то, специально для этого отведенное время. Это вполне может быть долгосрочное хранение бумаг производственного предприятия, допустим, дела сотрудников. Вы также можете хранить бумаги краткосрочно, такие виды документов, как первичка и некоторые виды отчетностей с бухгалтерии. Также можно обеспечить сохранность и прочим видам документации, об этом прописано в специальном типовом документе — типовом перечне. Именно он, ну и, конечно же, некоторые иные виды законодательных бумаг, диктуют промежутки хранения, а также они говорят о том, какой именно документ и сколько следует хранить.
Вроде, со сроками сохранности бумаг производственного предприятия разобрались, теперь следует подумать о решении такого вопроса, как формирование дел. Прежде чем приступить к данному этапу, нужно еще раз подробно просмотреть бумаги, а может, что-то было упущено и какому-то документу неверно присвоили срок хранения?
Процесс формирования бумаг в дела проводится с целью комплектования не только однотипных документов, которые имеют сходные наименования (приказы, справки, отчеты), но и относятся к одному периоды хранения (5 лет, 10 лет, 75 лет, постоянное хранение). Все бумаги формируют в блоки, которые, впоследствии, проходят еще одну манипуляцию — переплетение.
Выполнять переплет документов должны специалисты — переплетчики, которые как сделают все необходимое по сшиванию, так и порекомендуют наиболее оптимальное решение оформления дел, а также они сами составят заголовки дел, оформят корешки и обложки. Исходя из пожелания предприятия, возможно также составление архивной описи дел. Это, своего рода, фундамент для создания архивного фонда производственных предприятий. Данный документ решает массу проблем, допустим, таких, как быстрый доступ к тому либо иному документу.

 

архивный

Вроде, все процессы по создания архива проведены, теперь вы можете смело направлять документы в архив на хранение.
Если в ходе ведения работ возникают какие-либо сложности, то нужно обратиться в архивные учреждения для оказания вам помощи. Специалисты предоставляют различные услуги не только по формированию фондов, но и по их ведению в дальнейшем, предоставляя помещение для хранения дел, а также по желанию, могут проводить утилизацию документов с истекшими сроками сохранности.

 

 

 

 

 

 

 

Leave a reply

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

/body>