Category Документация

Хранение и утилизация документации. Офисный архив и вне офисный архив

хранение

 

Законодательством предусмотрено не только правильное ведение документации, но и подготовительные работы к передаче в архивы на последующее хранение и на утилизацию.
В архивных работах имеются свои плюсы для каждой компании. Это и освобождение места на полках, и избавление от ненужных документов, обеспечение быстрого и удобного доступа к любому документу.
Если документы хранят в офисном архиве, то, прежде всего, следует подумать о помещении, которое обязано соответствовать всем установленным требованиям.
Как оборудуется помещение архива? Прежде всего, нужно соблюдать правила архивного хранения документов, а именно, необходимо подумать о самом помещении. Это вполне может быть как отдельно построенное здание, так и выделенная площадь внутри офиса, которая изолирована от посторонних. Окна обязательно защищают решеткой, а на двери устанавливают замок. Внутри архивохранилища необходимо установить системы безопасности, типа камер наблюдения, датчиков движения. Еще в нем должны быть терморегулирующие приборы и система регулировки влажности воздуха. Стеллажи для документов следует также располагать, исходя из требований. Но в настоящее время, в связи с совершенствованием технологий, в архивах стали все больше использовать передвижные стеллажи. И это еще совсем не все требования к архивохранилищу.
Конечно же, если хранить документацию вне офиса, то не нужно оборудовать архивохранилище, не надо тратить на это такие большие суммы. Вне офисное хранение экономит бюджет компании, время сотрудникам, которое они всегда могут использовать по прямому назначению, выполняя свои обязанности.
Какие еще преимущества вне офисного хранения документации компаний? Помимо различных экономий, компания, совместно с документами, перелагает всю ответственность по хранению бумаг на архивное учреждение, где данные бумаги хранятся. Сотрудниками архива проводятся различные мероприятия по ведению архива. Ими осуществляются выделительные работы для определения таких видов бумаг, у которых истекли сроки сохранности. Однако, это проводиться только по пожеланию компании-клиента. Поэтому, если бумаги идут на вне офисное хранение, то обязательно следует оговорить, какие именно услуги будут оказываться архивистами по ведению бумаг.
После поступления документов на вне офисное хранение, они, в обязательном порядке, проходят регистрацию каждого листа документа в базах данных архива. Это нужно выполнять для того, чтобы с легкостью можно было бы обратиться за бумагой и получить ее в самые короткие сроки наиболее удобным способом для клиента. Это вполне может быть курьерская доставка, отправка документа посредством электронной почты, можно также поработать с документацией в архиве, в специально оборудованной комнате.

Далее...

Архивное содержание документов предприятия

Архивное содержание документов предприятия

 

Что нужно знать, перед тем, как начать проводить архивную обработку документов? Прежде всего, необходимо уяснить, какие именно документы следует направить в архивы на хранение. Это могут быть не только дела личного состава производственного предприятия, но и такие виды документов, как отчетности, первичка и иные сведения с отдела бухгалтерии, составы или технические характеристики изготавливаемой продукции, а в особенности, если она запатентована, то тем более, ее следует хранить в архиве, чтобы сберечь достояние родины. Давайте более детально разберемся со сроками, отведенными для сохранности документации производственного предприятия.
Прежде всего, нужно знать, что по закону вся документация может находиться в архиве не только постоянно, но и какое-то, специально для этого отведенное время. Это вполне может быть долгосрочное хранение бумаг производственного предприятия, допустим, дела сотрудников. Вы также можете хранить бумаги краткосрочно, такие виды документов, как первичка и некоторые виды отчетностей с бухгалтерии. Также можно обеспечить сохранность и прочим видам документации, об этом прописано в специальном типовом документе — типовом перечне. Именно он, ну и, конечно же, некоторые иные виды законодательных бумаг, диктуют промежутки хранения, а также они говорят о том, какой именно документ и сколько следует хранить.
Вроде, со сроками сохранности бумаг производственного предприятия разобрались, теперь следует подумать о решении такого вопроса, как формирование дел. Прежде чем приступить к данному этапу, нужно еще раз подробно просмотреть бумаги, а может, что-то было упущено и какому-то документу неверно присвоили срок хранения?
Процесс формирования бумаг в дела проводится с целью комплектования не только однотипных документов, которые имеют сходные наименования (приказы, справки, отчеты), но и относятся к одному периоды хранения (5 лет, 10 лет, 75 лет, постоянное хранение). Все бумаги формируют в блоки, которые, впоследствии, проходят еще одну манипуляцию — переплетение.
Выполнять переплет документов должны специалисты — переплетчики, которые как сделают все необходимое по сшиванию, так и порекомендуют наиболее оптимальное решение оформления дел, а также они сами составят заголовки дел, оформят корешки и обложки. Исходя из пожелания предприятия, возможно также составление архивной описи дел. Это, своего рода, фундамент для создания архивного фонда производственных предприятий. Данный документ решает массу проблем, допустим, таких, как быстрый доступ к тому либо иному документу.

Далее...
/body>