Хранение и утилизация документации. Офисный архив и вне офисный архив

хранение

 

Законодательством предусмотрено не только правильное ведение документации, но и подготовительные работы к передаче в архивы на последующее хранение и на утилизацию.
В архивных работах имеются свои плюсы для каждой компании. Это и освобождение места на полках, и избавление от ненужных документов, обеспечение быстрого и удобного доступа к любому документу.
Если документы хранят в офисном архиве, то, прежде всего, следует подумать о помещении, которое обязано соответствовать всем установленным требованиям.
Как оборудуется помещение архива? Прежде всего, нужно соблюдать правила архивного хранения документов, а именно, необходимо подумать о самом помещении. Это вполне может быть как отдельно построенное здание, так и выделенная площадь внутри офиса, которая изолирована от посторонних. Окна обязательно защищают решеткой, а на двери устанавливают замок. Внутри архивохранилища необходимо установить системы безопасности, типа камер наблюдения, датчиков движения. Еще в нем должны быть терморегулирующие приборы и система регулировки влажности воздуха. Стеллажи для документов следует также располагать, исходя из требований. Но в настоящее время, в связи с совершенствованием технологий, в архивах стали все больше использовать передвижные стеллажи. И это еще совсем не все требования к архивохранилищу.
Конечно же, если хранить документацию вне офиса, то не нужно оборудовать архивохранилище, не надо тратить на это такие большие суммы. Вне офисное хранение экономит бюджет компании, время сотрудникам, которое они всегда могут использовать по прямому назначению, выполняя свои обязанности.
Какие еще преимущества вне офисного хранения документации компаний? Помимо различных экономий, компания, совместно с документами, перелагает всю ответственность по хранению бумаг на архивное учреждение, где данные бумаги хранятся. Сотрудниками архива проводятся различные мероприятия по ведению архива. Ими осуществляются выделительные работы для определения таких видов бумаг, у которых истекли сроки сохранности. Однако, это проводиться только по пожеланию компании-клиента. Поэтому, если бумаги идут на вне офисное хранение, то обязательно следует оговорить, какие именно услуги будут оказываться архивистами по ведению бумаг.
После поступления документов на вне офисное хранение, они, в обязательном порядке, проходят регистрацию каждого листа документа в базах данных архива. Это нужно выполнять для того, чтобы с легкостью можно было бы обратиться за бумагой и получить ее в самые короткие сроки наиболее удобным способом для клиента. Это вполне может быть курьерская доставка, отправка документа посредством электронной почты, можно также поработать с документацией в архиве, в специально оборудованной комнате.

Вся документация, у которой истекли сроки сохранности, отбираются сотрудниками вне офисного хранения и направляются на ликвидацию, предварительно составляется акт и заверяется руководителем компании, чьи бумаги сортировались.

Leave a reply

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>

/body>